05

FEB

2016

我本身工作是跟企劃相關,所以在籌備婚禮的時候也是秉持著執行案子的精神在籌辦的...

另一方面是因為老公比較懶惰散漫,而當天我又沒時間幫忙他,

就盡量在事前幫他規劃完善一點,降低出錯機會

也很慶幸老公跟會場的工作人員當天都非常幫忙且主動,

整個婚禮的現場據說是控制的流暢、不混亂(畢竟我都只在休息室拍照)

這篇就分享一下我略帶控制狂精神,在籌辦婚禮過程中用到的所有表格及文件。

 

首先是我會先列出一個表格是,當天我跟老公需要做的事情,

以及我們要提供給飯店的電子檔、大圖輸出等等,簡單來說就是給自己的提醒事項,

做完就備註起來,以免混淆。

 

再來是每個會場的工作人員都會拿到一張的工作人員聯繫表,

包含新人、外部廠商及儐相、接待等等,

也在這個表格註明雙方總召是誰,以及每個人員需要協助的事項、工作分配。

 

因為要帶去的物品很多,我怕遺漏,所以也列出全部清單,

包含我前一天就要先送去飯店的婚紗照、謝卡、婚禮小物,

以及當天需要帶的個人用品,也都一起列出來,並註明這些物品到了飯店要給誰。

 

我的禮金桌是找親妹妹和老公表妹幫忙,

因為是晚輩,沒有相關經驗,所以我將收禮金的流程寫得非常清楚,

讓他們可以一步一步照著做,

雖然最後還是因為忙亂在點收的金額有點小失誤,但整體還算是順利。

 

另外我也有列出當天預計發送喜餅的女方親友清單,

將這個清單提供給協助發餅的女方招待,有送出就打勾,

發餅的朋友非常聰明伶俐,所以發餅數量這部分完全零失誤!

 

再來是讓我調整最多次的賓客桌次表。

安排賓客真的是籌辦婚禮中最最最麻煩的事情,

不僅在桌數有調整的時候,名單就要跟著調整,甚至連飯店的桌椅也全都要一起調整,

而長輩桌又很難控制,前後這個表格我就調整了四五次有

 

在最初分配賓客座位的時候,我會用一個比較詳細的表格來註明素食及娃娃椅需求。

(我的桌次表是從6號開始,原因在於前5桌我是留給男方長輩,

因為長輩親友人數比較難確認,所以我就不排前五桌了)

 

每一個小表格中可以註明桌號、桌名、人名、素食及娃娃椅數量需求,

因為我有帶加總公式,數量輸入進去之後,人數就會自動幫我統計。

 

等到賓客的需求、數量都大致上統計完畢之後,

我又開了一個sheet,是簡單版的賓客座位表,

我只有提供給工作人員這個版本,在現場查找比較方便。

 

主要就是省略一些欄位,擺在每個人的人名及是否需要娃娃椅而已,

要注意的是,人名部分不要只寫英文名字或暱稱喔,要寫全名。

同一張表格中,右方有完整列出桌次及男女方桌次歸屬,也是方便招待帶位。

 

當天非常幸運的,招待跟總召們有再幫我們橋位置,所以完全沒有開到預備桌,

跟預計的桌數一模一樣。

 

而最後,也是最重要的,是我有將當天會要支付的現金都列出來,

一方面作為婚宴前準備現金的參考用,

一方面則是讓總召支付完金額可以做紀錄。

 

金錢部分我是安排禮金桌工作人員收完之後拿給男方總召,

由男方總召幫我支付飯店費用,其餘儐相、廠商的紅包、款項都是由老公自己發送的。

 

表格中我也有帶公式,只要輸入金額之後就可以直接算出數字。

 

整個婚禮流程,是由飯店婚企控管,表格也是非常詳細,

有些細節像是第一次進場要開4次門、或是活動摸彩箱都會幫忙準備,服務很棒棒!

 

最後則是我個人準備給新秘的簡報。

因為我沒有詢問新秘Issa可不可以試妝,

但我又想要先讓Issa知道我化妝的習慣以及喜歡、不喜歡的妝容,

所以我簡單整理了一支簡報給Issa。

 

當然也有放上婚宴上想要用的髮型參考。

以及當天會穿的禮服,讓新秘先了解,屆時比較快進入狀況。

 

 

 

以上是在籌辦婚禮時,我使用的所有表格及簡報、文件,

如果有需要的歡迎留言提供mail給我喔,我會再一併寄出給大家參考,

希望你們都可以圓滿完成人生中的大事

 

雲端下載連結:https://goo.gl/YLKdKh 

 

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白丸子
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